Сотруднику ошибочно предоставили вычет на ребенка в августе и сентябре (очное обучение закончилось в июле). Как необходимо оформить исправления в бухучете?

При ошибочно предоставленном стандартном вычете на ребенка по НДФЛ налоговый агент обязан удержать не полностью удержанный НДФЛ, перечислить его в бюджет, начислить пени и уплатить их. Если налоговый агент, не имеет возможности удержать НДФЛ, то он обязан передать эту функцию налоговому органу по месту своего учета Факт выявления ошибки необходимо отразить в бухгалтерской справке.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

Статья: НДФЛ не удержан. Как исправить ошибку

Бухгалтер ошибся в исчислении НДФЛ - не удержал налог из заработка работника или удержал не в полной сумме.

Возможности налогового агента удержать НДФЛ

Наличие возможности налогового агента удержать НДФЛ из доходов физического лица определяется несколькими условиями*.

Во-первых, между налогоплательщиком и налоговым агентом существуют договорные взаимоотношения, предполагающие выплату дохода. То есть работник не уволен, а продолжает трудиться и получать зарплату, исполнитель по гражданско-правовому договору исполняет согласованный объем работ за вознаграждение и т. д.

Во-вторых, договором предусмотрена выплата налоговым агентом дохода налогоплательщику в денежной форме, то есть вознаграждение осуществляется не только в натуральной форме.

В-третьих, сумма дохода, подлежащего выплате, достаточна для удержания НДФЛ. Соотношение суммы начисленных выплат, из которой удерживается налог, и суммы налога регулируется Налоговым кодексом. Сумма НДФЛ не должна превышать 50% суммы выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ).

В-четвертых, не завершены расчеты между налоговым агентом и физическим лицом по налоговому периоду, из доходов которого следует удержать НДФЛ. Например, заработная плата, начисленная за декабрь, выплачивается в январе следующего года. В период до дня ее выдачи налоговый агент имеет возможность удержать НДФЛ. Позже этой возможности уже нет. Такой вывод следует из положений пунктов 3 и 4 статьи 226 Налогового кодекса. Если обстоятельства складываются иным образом – из четырех выше перечисленных условий хотя бы одно не выполняется, налоговый агент не имеет возможности удержать НДФЛ из доходов налогоплательщика.

Пятый случай – смерть налогоплательщика, когда налоговый агент не имеет возможности удержать НДФЛ, в данной статье мы рассматривать не будем. Если налогоплательщик умирает, налог не может быть удержан. На основании статьи 44 Налогового кодекса в связи со смертью налогоплательщика обязательства по уплате НДФЛ прекращаются.

Рассмотрим порядок действий налогового агента, не полностью удержавшего НДФЛ с доходов физического лица.

Налоговый агент может удержать НДФЛ из доходов физического лица

Если налоговый агент на момент обнаружения недоплаты НДФЛ сохраняет договорные отношения с физическим лицом, выплачивает ему доходы в денежной форме, величина выплат удовлетворяет условиям пункта 4 статьи 226 Налогового кодекса и расчеты по налоговому периоду, к которому относится ошибка, не завершены, налоговый агент обязан удержать не полностью удержанный НДФЛ, перечислить его в бюджет, начислить пени и уплатить их*. При этом налоговому агенту придется оформить ряд документов.

Фиксируем ошибку в бухгалтерской справке

В первую очередь факт выявления ошибки необходимо отразить в бухгалтерской справке*. Может возникнуть вопрос, зачем создавать дополнительные бумаги? Постараемся ответить.

Прежде всего бухгалтерская справка нужна самому бухгалтеру как документ, описывающий факт, имеющий значение для бухгалтерского и налогового учета, для контроля взаимодействия между налогоплательщиком и налоговым органом. Также она может потребоваться в случае проведения налоговой проверки для восстановления истории событий по исправлению ошибки, доказательства, что ошибка действительно обнаружена и исправлена самим налоговым агентом, а не налоговым инспектором.

На основании бухгалтерской справки производится доначисление НДФЛ, осуществляются дополнительные расчеты с налогоплательщиком и бюджетом, вносятся исправления в регистры бухгалтерского и налогового учета. Рассмотрим содержание бухгалтерской справки в данном случае*. В этом документе следует:
– описать суть ошибки, дату, когда она была допущена, и ее причину;

обозначить сумму НДФЛ, которую необходимо доначислить;
– указать, с каких доходов налогоплательщика и когда будет произведено удержание доначисленной суммы НДФЛ;
– привести расчет суммы пеней за просрочку перечисления налога в бюджет;
– установить дату перечисления в бюджет недоимки и пеней по НДФЛ;
– предложить корректирующие записи для регистров налогового и бухгалтерского учета.

Уведомлять ли налогоплательщика?

Согласно части 1 статьи 136 Трудового кодекса при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему, а также о размерах и об основаниях произведенных удержаний и, конечно, об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Это извещение осуществляется путем выдачи работнику расчетного листка. Его форма утверждается работодателем (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).

Готовить специальный документ, уведомляющий работника об ошибке, которая устраняется в течение налогового периода, не имеет смысла*. Налоговое законодательство не вменяет налоговому агенту такой обязанности.

Отдельное уведомление об удержании из начисленного дохода недоимки по НДФЛ может понадобиться для информирования физического лица, не связанного с налоговым агентом трудовыми отношениями. Например, когда получатель дохода – исполнитель по гражданско-правовому договору. Ему может быть направлена просто копия бухгалтерской справки.

У налогового агента нет возможности удержать НДФЛ из доходов физического лица

Налоговый агент, который не имеет возможности удержать НДФЛ, обязан передать эту функцию налоговому органу по месту своего учета*. Так же как и в первой ситуации (при наличии возможности удержать НДФЛ), налоговый агент должен оформить ряд документов. Рассмотрим последовательность и порядок их составления в данном случае.

Бухгалтерская справка

Независимо от обстоятельств обнаружения ошибки ее необходимо отразить в бухгалтерской справке. В данном случае в справке следует:
– описать суть ошибки, дату, когда она была допущена и ее причину;
– дать правильный вариант расчета НДФЛ и зафиксировать дату осуществления пересчета;
– обозначить сумму НДФЛ, которую необходимо доначислить;
– заявить о необходимости уведомления налогового органа о невозможности удержать недоимку по НДФЛ из доходов налогоплательщика;
– указать на необходимость направления налогоплательщику сообщения о неполном удержании НДФЛ и описать способ его осуществления;
– предложить корректирующие записи для регистров налогового учета.

Из журнала «Зарплата, №3 2011г»

В.М. Акимова

советника налоговой службы III ранга

• Скачайте формы

Как быть бухгалтеру, если работник не обратился за вычетом на ребенка? Должен ли бухгалтер применять вычет при расчете НДФЛ без заявления работника? Что нужно сделать, если работник вспомнил о заявлении только в конце года?

По ставке 13%, можно уменьшить на сумму налоговых вычетов (п. 3 ст. 210 НК РФ). В отношении доходов работников, как правило, применяют стандартные налоговые вычеты. Они установлены в статье 218 Налогового кодекса.
Бухгалтер предоставляет вычет на основании заявления работника и документов, подтверждающих право на вычет (п. 3 ст. 218 НК РФ). Получение вычета — право, а не обязанность плательщика НДФЛ. Без его заявления вычет не предоставляется.
На практике бывают случаи, когда работник приносит заявление на вычет не в начале, а в конце года. Нередко такое происходит с сотрудницами, которые недавно вышли из декрета.
Рассмотрим действия бухгалтера в этой ситуации на примере вычета на ребенка.

С какого момента предоставить вычет работнику

Условия установлены в подпункте 4 пункта 1 статьи 218 НК РФ.

Общие правила предоставления вычета

Вычет на ребенка предоставляют с месяца его рождения (усыновления, оформления опеки). Если на работу устроился сотрудник, уже имеющий детей, вычет предоставляют с месяца трудоустройства и в отношении доходов, полученных по новому месту работы (письмо Минфина России от 27.02.2013 № 03-04-05/8-154).

Весь год отработал, а заявление на вычет не подал

Предположим, что работник трудился в фирме с начала года, а заявление подал только в конце года. С какого момента бухгалтер должен предоставить вычет: с момента подачи заявления или с начала года?
Подобный случай рассмотрели специалисты Минфина России в письме от 18.04.2012 № 03-04-06/8-118. Они указали, что в данной ситуации вычет нужно предоставить с начала года независимо от месяца, в котором работник подал заявление.

Что написать в заявлении

Даже если работник опоздал с подачей заявления, никаких особых оговорок в нем делать не нужно:

«Прошу при налогообложении моих доходов предоставить вычет в размере 1400 руб. в месяц на моего ребенка Карамелькину Олесю Ярославовну, 15 января 2013 года рождения. Свидетельство о рождении ребенка прилагаю».

Это заявление будет действовать и в следующем году, если у работника не изменятся семейные обстоятельства.

Прежде чем делать перерасчет

Перед тем как взяться за перерасчет НДФЛ, бухгалтеру нужно проверить, положен ли вычет данному сотруднику. Дело в том, что существуют определенные ограничения для предоставления «детского» вычета.

Возраст ребенка

Налоговый вычет производится на каждого ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте до 24 лет.

Сумма дохода родителя

Бухгалтер предоставляет налоговый вычет на детей до месяца, в котором доход работника, облагаемый по ставке 13%, превысит 280 000 руб. (подп. 4 ст. 218 НК РФ).
Начиная с месяца, в котором указанный доход превысил предел в 280 000 руб., налоговый вычет не применяется.
Доходы, которые освобождены от налогообложения или облагаются по иным ставкам НДФЛ, в расчете лимита не участвуют (письмо ФНС России от 05.06.2006 № 04-1-04/300).
Если работник трудится в компании не с начала года, для определения суммы лимита бухгалтер учитывает сумму дохода, полученную на предыдущем месте работы. Информация о ней содержится в справке по форме 2-НДФЛ, представленной сотрудником при приеме на работу.

Сумма вычета

Сумма вычета зависит от возраста, статуса и очередности рождения детей. Зависимость размера вычета от этих обстоятельств представлена в табл. 1.

Как сделать перерасчет

Стандартный налоговый вычет на ребенка предоставляется за каждый месяц календарного года (подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ). Следовательно, бухгалтеру следует вновь рассчитать НДФЛ за каждый месяц текущего года (п. 3 ст. 226 НК РФ). При перерасчете нужно иметь в виду, что НДФЛ по ставке 13% определяют нарастающим итогом с начала года с зачетом удержанной в предыдущие месяцы текущего налогового периода суммы налога (п. 3 ст. 226 НК РФ).

Таблица 1 Сумма вычета на ребенка

Работник трудится в компании несколько лет

На числовом примере рассмотрим, как пересчитать НДФЛ, если заявление на вычет принес с опозданием работник, который трудится в организации несколько лет.

Пример 1 . Маляр В.С. Петров работает в ЗАО «Все краски мира» с 2008 года. В январе 2013 года у него родился сын. Заявление на вычет работник подал в октябре 2013 года.
За период с января по сентябрь 2013 года ему была начислена зарплата в размере 20 000 руб. в месяц. С этой суммы удержан НДФЛ без учета вычета на ребенка в размере 23 400 руб. (20 000 руб. × 9 мес. × 13%).
Как пересчитать НДФЛ за период с января по сентябрь 2013 года?
Решение

Вычет можно применить к доходам, полученным за период с января по сентябрь 2013 года, так как общая сумма дохода за это время составила 180 000 руб. (20 000 руб. × 9 мес.), то есть не превысила 280 000 руб.
Бухгалтер пересчитает НДФЛ за каждый месяц отдельно начиная с месяца рождения ребенка, то есть с января 2013 года. В результате вычислений сумма НДФЛ за период с января по сентябрь 2013 года составит не 23 400 руб., а 21 762 руб. [(20 000 руб. × 9 мес. - 1400 руб. × 9 мес.) × 13%].
Переплата по НДФЛ за период с января по сентябрь 2013 года составила 1638 руб. (23 400 руб. - 21 762 руб.).

Приведенный порядок перерасчета НДФЛ подходит и для случая, когда заявление с опозданием принес работник, который трудится с января текущего года.

Работник трудится в компании не с начала года

Если сотрудник устроился в организацию не с января текущего года, то для получения вычета он должен представить справку по форме 2-НДФЛ с предыдущего места работы (п. 3 ст. 218 НК РФ).
Справка нужна бухгалтеру, чтобы определить, не превышена ли сумма дохода, позволяющая предоставить вычет.

Обратите внимание : новый работодатель может предоставить работнику стандартные налоговые вычеты только по доходам, начисленным в данной компании с момента зачисления на работу. В отношении доходов, полученных в текущем календарном году, но у другого (других) работодателей, новый работодатель не вправе производить перерасчет. Об этом говорится в письмах Минфина России от 27.02.2013 № 03-04-05/8-154 и от 07.04.2011 № 03-04-06/10-81.

Пример 2 . В ЗАО «Булочка» в апреле 2013 года устроился пекарем П.А. Мягков. В день трудоустройства он представил справку по форме 2-НДФЛ с предыдущего места работы за период с января по март 2013 года. В ней была указана сумма дохода, облагаемого НДФЛ по ставке 13%, — 90 000 руб.
Зарплата П.А. Мягкова в ЗАО «Булочка» — 35 000 руб. в месяц. За период с апреля по сентябрь 2013 года сотрудник заработал 210 000 руб. (35 000 руб. × 6 мес.). С этой суммы бухгалтер удержал НДФЛ — 27 300 руб. (210 000 руб. × 13%).
В октябре 2013 года П.А. Мягков принес в бухгалтерию заявление на вычет на свою дочь восьми лет.
Как бухгалтеру ЗАО «Булочка» пересчитать НДФЛ?
Решение
Прежде чем сделать перерасчет, бухгалтер определил, что работнику положен вычет на ребенка в размере 1400 руб.
Общая сумма дохода за период с января по сентябрь составляет 300 000 руб. (90 000 руб. + 35 000 руб. × 6 мес.), то есть превышает 280 000 руб.
Порядок применения стандартного налогового вычета бухгалтером ЗАО «Булочка» покажем в табл. 2.
В связи с применением вычета на ребенка сумма НДФЛ за период с апреля по сентябрь 2013 года должна составить 26 390 руб. Переплата по НДФЛ за этот период равна 910 руб. (27 300 руб. - 26 390 руб.). При расчете суммы налога за октябрь на сумму переплаты нужно уменьшить НДФЛ, подлежащий удержанию из дохода и перечислению в бюджет.

В отдельные месяцы работник не имел дохода

Бывают случаи, когда в текущем году работник в некоторые месяцы не имел дохода. Хотя до этого трудился в данной компании не один год. Например, женщина находилась в отпуске по уходу за ребенком.

Таблица 2 Пересчет стандартного налогового вычета в связи с подачей работником заявления

За месяцы, в которых отсутствовал доход, нужно предоставить вычет. Вычет суммируется, и работник сможет его получить, когда вновь в этом налоговом периоде получит доход, облагаемый НДФЛ по ставке 13%. Это следует из письма Минфина России от 23.07.2012 № 03-04-06/8-207.

Пример 3 . Швея ЗАО «Мастерица» И.А. Иголкина в январе 2013 года родила сына. В октябре 2013 года она вышла на работу на условиях неполного рабочего времени.
В период с января по сентябрь 2013 года из выплат, облагаемых НДФЛ, она получила годовую премию в размере 10 000 руб. Премия начислена и выплачена в феврале 2013 года.
На момент начисления премии работница не представила заявление с просьбой предоставить ей вычет на новорожденного ребенка, поэтому бухгалтер рассчитал НДФЛ без учета вычета. Сумма налога составила 1300 руб. (10 000 руб. × 13%).
В октябре 2013 года И.А. Иголкина принесла в бухгалтерию заявление о предоставлении вычета на ребенка.
Как рассчитать НДФЛ с зарплаты за октябрь 2013 года, если ее сумма составила 8000 руб.?
Решение
Решим пример в два этапа. Вначале определим, за какой период работнице можно предоставить вычет, далее рассчитаем сумму НДФЛ.
Период предоставления вычета и его ежемесячная сумма
Прежде чем сделать перерасчет, бухгалтер определил, что работнице положен вычет на ребенка в размере 1400 руб.
Вычет можно применить к доходам, полученным за период с января по сентябрь 2013 года, так как общая сумма дохода за это время составила 10 000 руб., то есть не превысила 280 000 руб.
Вычет работнице положен за каждый месяц начиная с месяца рождения ребенка, то есть с января 2013 года.
Расчет НДФЛ с зарплаты за октябрь 2013 года
При расчете НДФЛ с зарплаты за октябрь бухгалтеру нужно применить вычет за 10 месяцев — за период с января по октябрь 2013 года.
За октябрь сотрудница заработала 8000 руб. Следовательно, ее совокупный доход за период с января по октябрь 2013 года равен 18 000 руб. (10 000 руб. + 8000 руб.). Общая сумма вычета за этот период — 14 000 руб. (1400 руб. × 10 мес.). Совокупная сумма НДФЛ за период с января по октябрь — 520 руб. [(18 000 руб. - 14 000 руб.) × 13%].
НДФЛ за октябрь рассчитывается как разница между суммой НДФЛ, удержанной ранее, и суммой НДФЛ за период с января по октябрь 2013 года. Это следует из пункта 3 статьи 226 НК РФ.
В феврале (за период с января по февраль) удержанная сумма НДФЛ составила 1300 руб. А в октябре (за период с января по октябрь) НДФЛ в связи с применением вычета — 520 руб. То есть по налогу образовалась переплата в размере 780 руб. (1300 руб. - 520 руб.).

Обратите внимание : если выплата дохода полностью прекращена и не возобновляется до окончания года, вычет за указанные месяцы не может быть предоставлен. Об этом говорится в письме Минфина России от 06.05.2013 № 03-04-06/15669.

Специалисты финансового ведомства рассмотрели следующую ситуацию.
Работница компании с января по октябрь трудилась и получала зарплату. При расчете НДФЛ ей предоставлялся вычет на первого ребенка. В ноябре она ушла в второй отпуск по беременности и родам. И поэтому с ноября и до конца года она не получала доходы, облагаемые НДФЛ. В соответствии с логикой, приведенной в письме, вычет на первого ребенка в ноябре и декабре ей не положен.

Что делать с переплатой по НДФЛ

Излишне удержанный НДФЛ можно зачесть в счет будущих платежей налога или вернуть (п. 1 и 14 ст. 78, п. 1 ст. 231 НК РФ).

Зачет . Пока календарный год не закончен, переплату можно зачесть в счет будущих платежей. То есть учесть при расчете налога с зарплаты за ноябрь и декабрь. Нужно ли заявление работника на зачет переплаты?
НДФЛ по ставке 13% определяют нарастающим итогом с начала года с зачетом удержанной в предыдущие месяцы текущего налогового периода суммы налога (п. 3 ст. 226 НК РФ). Стало быть, заявление работника на зачет НДФЛ не требуется.

Возврат . Излишне удержанную сумму НДФЛ можно вернуть. Порядок возврата НДФЛ установлен в статье 231 Налогового кодекса. Работнику следует написать заявление, в котором он укажет реквизиты своего банковского счета (банковской карточки).

Отчетность и налоговый регистр

Форма 2-НДФЛ . В справке по форме 2-НДФЛ бухгалтер отразит все вычеты, предоставленные работнику за истекший год. Даже если заявление работник задержал и принес в конце года, в справке нужно указать положенные ему вычеты.

Налоговая карточка . Бухгалтеры ведут учет доходов, выплаченных работникам, предоставленных им налоговых вычетов, а также сумм удержанного НДФЛ в самостоятельно разработанных регистрах налогового учета. Такое правило установлено в пункте 1 статьи 230 НК РФ.
Операции по начислению и удержанию налога в этом регистре отражаются в таблицах, соответствующих применяемой ставке НДФЛ. Там же нужно отразить и отменяющие записи. На практике их называют «налоговое сторно».

Если документов так и нет

Может случиться, что работник до конца года так и не донес в бухгалтерию заявление на предоставление вычета или не представил полный пакет документов, необходимых для его получения. В такой ситуации работодатель не вправе самостоятельно принять решение о перерасчете и возврате излишне удержанного НДФЛ.
Если работник желает получить вычет за истекший календарный год, ему следует подать декларацию по форме 3-НДФЛ в свою налоговую инспекцию по месту жительства. К декларации нужно приложить документы, необходимые для предоставления налогового вычета. Такой порядок установлен в пункте 4 статьи 218 Налогового кодекса.

Сентябрь 2013 г.

В начале года организация обнаружила, что по ошибке некоторым работникам неправильно предоставлялись вычеты по НДФЛ за два предыдущих года, например, стандартные вычеты предоставлялись, несмотря на то, что работник утратил право на их применение в связи с совершеннолетием ребенка; не учтено, что работница, которой предоставлен двойной вычет на ребенка как единственному родителю, вышла замуж; кроме того, предоставлен социальный вычет на обучение при отсутствии подтверждающих документов. Как в данном случае исправить ошибки в исчислении и удержании НДФЛ предыдущих периодов, в том числе и работникам, которые уже уволились?

Кроме того, скорректированная сумма НДФЛ за 2016 г. подлежит отражению в разд. 1 расчета 6-НДФЛ (Письмо ФНС России от 27.01.2017 № БС-4-11/1373@).

Обращаем внимание, что перечисление НДФЛ в более поздние по сравнению с установленными гл. 23 НК РФ сроки влечет обязанность налогового агента уплатить пени по ст. 75 НК РФ. Кроме того, налоговый агент может быть привлечен к ответственности по ст. 123 НК РФ.

Кроме того, в соответствии со ст. 126.1 НК РФ представление налоговым агентом налоговому органу документов, предусмотренных НК РФ, содержащих недостоверные сведения, влечет взыскание штрафа в размере 500 руб. за каждый представленный документ, содержащий недостоверные сведения.

Сообщите работнику об излишнем удержании налога

Поставьте работника в известность, что удержали у него лишний налог. Срок — 10 рабочих дней с момента обнаружения переплаты. В сообщении укажите сумму излишне удержанного НДФЛ, а также конкретную дату, когда выявили переплату.

В каком виде — письменном или электронном — вы отправите сообщение, решите сами. Но чиновники рекомендуют прежде выяснить у самого сотрудника, какой формат сообщения ему удобнее (письмо Минфина России от 16.05.11 № 03-04-06/6-112). В Налоговом кодексе нет штрафа за несообщение о не удержанном НДФЛ.

Исправьте ошибку

Составьте бухгалтерскую справку. Зафиксируйте в ней факт выявления ошибки. Отразите пересчет НДФЛ, покажите сумму излишне удержанного НДФЛ. Опишите причины ошибки и порядок исправления.

Исправьте ошибку одним из двух способов, а именно, путем:

— зачета;

— возврата.

Способ 1. Зачет излишне удержанной у работника суммы налога.

Зачет налога допустим, если:

— налоговый период (календарный год) еще длится;

— сотрудник продолжает получать доходы от вашей компании;

— суммы доходов, которые будут начислены до конца года достаточно, чтобы применить дополнительную сумму вычетов.

Если эти условия выполняются, зачтите излишне удержанную сумму налога в счет будущих (до конца 2016 года) удержаний.

Покажем зачет НДФЛ на примере.

Пример . Зарплата работника — 20 000 руб. в месяц. Даты выплаты 20-го и 5-го числа. У работника трое детей в возрасте до 18 лет. Бухгалтер ежемесячно предоставлял вычеты в размере 4200 руб. (1400 руб. × 3 чел.).

В сентябре он обнаружил, что неправильно предоставлял вычет на третьего ребенка вместо 3000 руб. — 1400 руб. За 8 месяцев переплата налога составила 1664 руб. [(3000 руб. -1400 руб.) × 8 мес. × 13%]. Как провести зачет?

Решение . Бухгалтер зачел излишне удержанный НДФЛ при исчислении налога из доходов работника за сентябрь.

С зарплаты за сентябрь налог он исчислил в размере 1846 руб. ((20 000 руб. - 5800 руб.) × 13%).

На сумму переплаты он уменьшил НДФЛ, подлежащий удержанию из дохода и перечислению в бюджет за сентябрь . В бюджет уплатил разницу 182 руб. (1846 руб. - 1664 руб.).

Применение дополнительной суммы вычетов 12 800 руб. [(3000 руб. - 1400 руб.) × 8 мес.] и зачет излишне удержанного налога бухгалтер показал в налоговой карточке по НДФЛ

Способ 2. Возврат излишне удержанного НДФЛ.

Если зачет излишне удержанной суммы налога не возможен или работник хочет вернуть переплату деньгами, оформите возврат НДФЛ.

Заявление работника . Основанием для возврата является письменное заявление сотрудника. Его составляют в произвольной форме. Главное, чтобы в заявлении на возврат были банковские реквизиты, на которые нужно перечислить налог. Ведь его можно вернуть только в безналичной форме путем перевода денег на счет в банке. Например, это может быть счет зарплатной карточки.

Соблюдайте срок 3 месяца. Перечислить излишне удержанный налог вы должны в течение трех месяцев со дня получения заявления работника. Иначе с невозвращенной суммы заплатите сотруднику проценты исходя из ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый календарный день просрочки (п. 1 ст. 231 НК РФ). Вернуть налог вы можете несколькими способами.

За счет налога, удержанного с коллег. Проще всего выплатить переплату из сумм налога, удержанных из доходов других работников, но еще не уплаченных в бюджет. Это разрешает статья 231 НК РФ.

Через инспекцию. Если сумма излишне удержанного налога большая и суммы налога, удержанного из доходов других работников не хватает, направьте в свою ИФНС заявление на возврат НДФЛ от имени компании. Это заявление подайте в течение 10 рабочих дней со дня получения заявления от сотрудника. Приложите к заявлению компании:

— копию заявления работника о возврате излишне удержанного НДФЛ;

— выписку из налогового регистра по НДФЛ о доходах сотрудника;

— документы, подтверждающие факт излишнего удержания и перечисления НДФЛ (письмо Минфина России от 09.08.2012 № 03-04-06/6-229). Это может выписка по счету 68 субсчет «Расчеты с бюджетом по НДФЛ». Сумма начислений по кредиту этого счета должна быть сторнирована на сумму переплаты налога (чтобы была видна сумма переплаты).

Когда на расчетный счет компании поступят деньги от ИФНС, переведите их на счет сотрудника.

Уточненку по 6-НДФЛ не подавайте

В отчетах за первый квартал и полугодие вы отразили реальную картину. Подавать уточненные формы 6-НДФЛ за эти периоды не нужно.

6-НДФЛ за 9 месяцев, если зачли переплату налога

В строку 030 включите дополнительную сумму вычета.

В строке 040 покажите налог, исчисленный с учетом правильной суммы вычета

По строке 70 отразите фактически удержанный налог. Зачет переплаты в отчете за 9 месяцев вы показать не сможете. Ведь налог из дохода за сентябрь вы удержите только при выплате зарплаты в октябре. Исправление попадет в форму 6-НДФЛ за год.

В разделе 2 за 9 месяцев вы отразите фактические сведения об удержании налога из зарплаты за июнь, июль и август. Покажите фактические суммы удержанного налога, то есть без учета исправления.

Зарплату за сентябрь и пересчет НДФЛ в сентябре вы покажете в форме 6-НДФЛ за 2016 год.

Вопрос : В мае 2016 г. организация обнаружила, что начиная с ноября 2015 г. ошибочно не предоставляла работнику стандартный налоговый вычет на ребенка по НДФЛ. Каким образом предоставляется вычет в данной ситуации и нужно ли это отразить в расчете 6-НДФЛ за I квартал и полугодие 2016 г.? Если да, то каким образом?

Ответ :

Организации следует представить корректировочный расчет по форме 6-НДФЛ за I квартал 2016 г. с отражением стандартного налогового вычета на ребенка, предоставляемого с 1 января, а также необходимо уточнить налоговые обязательства физического лица за прошлый налоговый период и представить в налоговый орган корректировочную справку по форме 2-НДФЛ за 2015 г.

Обоснование: Согласно ст. 218 Налогового кодекса РФ при определении размера налоговой базы по налогу на доходы физических лиц (далее – НДФЛ) налогоплательщики вправе получить стандартные налоговые вычеты.

Установленный пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ стандартный налоговый вычет за каждый месяц налогового периода распространяется на родителя, супруга (супругу) родителя, усыновителя, опекуна, попечителя, приемного родителя, супруга (супругу) приемного родителя, на обеспечении которых находится ребенок, и действует до месяца, в котором доход налогоплательщика, исчисленный нарастающим итогом с начала налогового периода налоговым агентом, превысил 350 000 руб. До 2016 г. данная сумма составляла 280 000 руб.

Согласно Письму Управления ФНС России по г. Москве от 29.11.2013 N 20-14/124134@, если в течение налогового периода стандартные налоговые вычеты налогоплательщику не предоставлялись или были предоставлены в меньшем размере, чем предусмотрено в ст. 218 НК РФ, то по окончании налогового периода на основании документов, подтверждающих право на такие вычеты, налоговым органом производится перерасчет налоговой базы с учетом предоставления стандартных налоговых вычетов в размерах, предусмотренных данной статьей. Аналогичный вывод содержится в Письме Минфина России от 18.04.2012 N 03-04-06/8-118.

В соответствии с абз. 3 п. 2 ст. 230 НК РФ с 1 января 2016 г. налоговые агенты ежеквартально представляют в налоговый орган по месту своего учета расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом, за I квартал, полугодие, девять месяцев – не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за год – не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме, форматам и в Порядке, утвержденным Приказом ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@ “Об утверждении формы расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ), Порядка ее заполнения и представления, а также формата представления расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, в электронной форме”.

При обнаружении налоговым агентом в поданном им в налоговый орган расчете факта неотражения или неполноты отражения сведений, а также ошибок, приводящих к занижению или завышению суммы налога, подлежащей перечислению, налоговый агент обязан внести необходимые изменения и представить в налоговый орган уточненный расчет в порядке, установленном ст. 81 НК РФ (п. 6 ст. 81 НК РФ).

Согласно разд. I, II Порядка заполнения формы сведений о доходах физического лица “Справка о доходах физического лица” (форма 2-НДФЛ), утвержденного Приказом ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@, сведения о доходах физического лица, которому налоговым агентом был произведен перерасчет налога на доходы за предшествующие налоговые периоды в связи с уточнением его налоговых обязательств, оформляются в виде корректирующей справки взамен ранее представленной (с указанием номера первоначально составленной справки и новой даты).

Таким образом, если организацией в расчете по форме 6-НДФЛ за I квартал 2016 г. ошибочно не отражен стандартный налоговый вычет на ребенка, предоставляемый с 1 января, организации следует представить корректировочный расчет по форме 6-НДФЛ за I квартал 2016 г. с отражением достоверных сведений, а также необходимо уточнить налоговые обязательства физического лица за прошлый налоговый период, оформить и представить в налоговый орган уточненную справку по форме 2-НДФЛ за 2015 г.